Règle de suppression

Les productions sont automatiquement supprimées 3 ans après leur date de création technique (à dissocier de la date de début de production).
Par exemple, une production créée le 1er janvier 2024 sera supprimée le 1er janvier 2027.

Cette suppression concerne :

• Tous les fichiers médias (photos, vidéos)
• Les vignettes associées
• Les données du stylisme
• Les briefs de production
• Les données du reporting

Ce qui est conservé :

• Les données catalogue
• Un pictogramme visuel indiquant qu'un fichier existait dans la banque d'images et dans le catalogue.
• Les données de stock

[[gsGoodToKnow title="À savoir"]]

Le fichier Excel du catalogue présente les précédents statuts, c'est-à-dire avant suppression automatique des visuels. Vous gardez une meilleure tracabilité.

[[/gsGoodToKnow]]

Notifications et alertes

Alerte sur la production

À partir de 2 ans et 9 mois de la date de création de la production, un message d'alerte apparaît directement sur la production concernée. Ce message indique la date exacte de suppression définitive.

Attention : si vous ajoutez des fichiers dedans, ils seront supprimés en même temps que la production.

Email de rappel mensuel

Les administrateurs reçoivent un email récapitulatif le 5 de chaque mois listant toutes les productions qui seront supprimées au cours des 2 prochains mois. Les productions peuvent être actives ou archivées. Le bouton Accéder permet d'accéder à la page d'accueil qui sera pré-filtrée sur les productions prochainement supprimées actives. Si besoin, il est possible de sélectionner en plus le filtre Voir les productions archivées.

Filtres dans l'interface

Pour les producteurs, depuis la page d'accueil, le filtre Voir les productions prochainement supprimées est disponible dans la liste des productions (actives et archivées). Un pictogramme d'alerte est présent sur les productions concernées.

[[gsGoodToKnow title="À savoir"]]

Pour les accès marques la fonctionnalité se trouve sur la page Production, accessible en cliquant sur le lien Voir + de production depuis la page d'accueil.

[[/gsGoodToKnow]]

Sur la banque d'images, le filtre est disponible pour identifier les médias qui seront prochainement supprimés. Vous pouvez alors les télécharger.

Impact après suppression

Fichiers supprimés

Une fois la production supprimée, les impacts sur les fichiers sont les suivants :

• Banque d'images : Les fichiers ne sont plus disponibles au téléchargement, les vignettes sont remplacées par des pictogrammes. Lorsqu'une recherche amène vers des fichiers supprimées, le bouton Fichiers supprimés apparait afin de les identifier. Ils ne sont pas sélectionnables.‍
• API : Le statut Flushé (50) est attribué à la production.
• Reporting : Les données sont supprimées des reportings Médias, Références et Commentaires.
  En cas d'utilisation du module Logistique, la suppression des fichiers n'entraine pas la suppression des données du stocks et des mouvements logistiques.
  A noter : une référence peut avoir des fichiers sur plusieurs productions. Seules les données des fichiers supprimés entrainent la suppression des données de reporting. Les données relatives aux fichiers encore présents dans Grand Shooting sont conservées.

Looks supprimés

Les looks crées dans la section Stylisme sont également supprimés au bout de 3 ans.

Questions fréquentes

• ‍Puis-je récupérer des fichiers supprimés automatiquement ?
  ‍Non, une fois la suppression effectuée, les fichiers ne sont plus récupérables. C'est pourquoi plusieurs alertes vous préviennent en amont.

• Qu'advient-il si je réactive une production archivée proche de la suppression ?
  La date de suppression reste inchangée. Si votre production archivée doit être supprimée prochainement, la réactiver ne prolonge pas le délai de 3 ans.
  ‍
• ‍Comment savoir quelles productions seront bientôt supprimées ?
  ‍Utilisez le filtre Voir les productions prochainement supprimées dans votre liste de productions ou consultez les alertes directement sur les productions concernées.
  ‍‍
• Cette suppression affecte-t-elle mes données de catalogue ?
  ‍Les informations de catalogue sont conservées avec des pictogrammes pour maintenir l'historique de vos productions.