Regola di cancellazione

Le produzioni vengono automaticamente cancellate 3 anni dopo la loro data di creazione tecnica (da distinguere dalla data di inizio produzione).
Ad esempio, una produzione creata il 1° gennaio 2024 verrà cancellata il 1° gennaio 2027.

Questa cancellazione riguarda:

• Tutti i file media (foto, video)
• Le miniature associate
• I dati di styling
• I briefing di produzione
• I dati del reporting

Ciò che viene conservato:

• I dati del catalogo
• Un pittogramma visivo che indica che un file esisteva nella Media Library e nel catalogo.
• I dati di stock

[[gsGoodToKnow title="Da sapere"]]

Il file Excel del catalogo presenta gli stati precedenti, ovvero prima della cancellazione automatica dei visual. Si mantiene una migliore tracciabilità.

[[/gsGoodToKnow]]

Notifiche e allerte

Allerta sulla produzione

A partire da 2 anni e 9 mesi dalla data di creazione della produzione, un messaggio di allerta appare direttamente sulla produzione interessata. Questo messaggio indica la data esatta di cancellazione definitiva.

Attenzione: se aggiungete dei file al suo interno, verranno cancellati insieme alla produzione.

Email di promemoria mensile

Gli amministratori ricevono un'email riassuntiva il 5 di ogni mese che elenca tutte le produzioni che verranno cancellate nei prossimi 2 mesi. Le produzioni possono essere attive o archiviate. Il pulsante Accedi permette di accedere alla pagina iniziale che sarà pre-filtrata sulle produzioni che verranno presto cancellate attive. Se necessario, è possibile selezionare inoltre il filtro Vedi le produzioni archiviate.

Filtri nell'interfaccia

Per i produttori, dalla pagina iniziale, il filtro Vedi le produzioni che verranno presto cancellate è disponibile nell'elenco delle produzioni (attive e archiviate). Un pittogramma di allerta è presente sulle produzioni interessate.

[[gsGoodToKnow title="Da sapere"]]

Per gli accessi marchi, la funzionalità si trova sulla pagina Produzione, accessibile cliccando sul link Vedi + di produzione dalla pagina iniziale.

[[/gsGoodToKnow]]

Sulla Media Library, il filtro è disponibile per identificare i media che verranno presto cancellati. È quindi possibile scaricarli.

Impatto dopo la cancellazione

File cancellati

Una volta cancellata la produzione, gli impatti sui file sono i seguenti:

• Media Library: I file non sono più disponibili per il download, le miniature vengono sostituite da pittogrammi. Quando una ricerca porta a file cancellati, appare il pulsante File cancellati per identificarli. Non sono selezionabili.‍
• API: Allo stato della produzione viene attribuito il Flushed (50).
• Reporting: I dati vengono cancellati dai report Media, Riferimento e Commenti.
  In caso di utilizzo del modulo Logistica, la cancellazione dei file non comporta la cancellazione dei dati di stock e dei movimenti logistici.
  Da notare: un Riferimento può avere file su più produzioni. Solo i dati dei file cancellati comportano la cancellazione dei dati di reporting. I dati relativi ai file ancora presenti in Grand Shooting vengono conservati.

Look cancellati

Gli look creati nella sezione Styling vengono anch'essi cancellati dopo 3 anni.

Domande frequenti

• ‍Posso recuperare dei file cancellati automaticamente?
  ‍No, una volta effettuata la cancellazione, i file non sono più recuperabili. Ecco perché vengono inviate diverse allerte in anticipo.

• Cosa succede se riattivo una produzione archiviata vicina alla cancellazione?
  La data di cancellazione rimane invariata. Se la vostra produzione archiviata deve essere cancellata prossimamente, riattivarla non prolunga il termine di 3 anni.
  ‍
• ‍Come sapere quali produzioni verranno presto cancellate?
  ‍Utilizzate il filtro Vedi le produzioni che verranno presto cancellate nella vostra lista di produzioni o consultate le allerte direttamente sulle produzioni interessate.
  ‍‍
• Questa cancellazione influisce sui miei dati di catalogo?
  ‍Le informazioni di catalogo vengono conservate con dei pittogrammi per mantenere la cronologia delle vostre produzioni.