Les Utilisateurs accèdent à toutes les Productions du compte GS, sauf lorsque des restrictions sont appliquées aux accès.

Il est possible d’ouvrir des accès ponctuels, pour des personnes extérieures à l’équipe (collègues, partenaires, sous-traitants, etc.) en les invitant à participer aux Productions.

[[gsGoodToKnow title="À savoir"]]

Un Invité est un accès nominatif (identifié par une adresse email).

Dans le cas où un Invité est également Utilisateur sur un autre compte GS, alors l’accès Invité est invisible des autres Utilisateurs de son compte GS.

[[/gsGoodToKnow]]

Un accès Invité est un accès à une étape du workflow d’une Production. Par exemple, vous invitez un opérateur digital sur le Live d’une Production, de telle sorte qu’il soit autonome pour charger les Médias.

Vous pouvez ouvrir des accès Invité à toutes les étapes d’une Production (hors Exports), dès lors que les adresses emails des personnes concernées sont inscrites en Invité. En particulier une même personne peut être Invitée sur plusieurs étapes d’une Production.

Vous pouvez enregistrer les accès Invité dans les Templates, de telle sorte que ces accès sont créés à chaque fois que les Templates sont utilisés à la création d’une Production.

Lorsqu’une adresse email est saisie pour ouvrir un accès Invité sur une Production :

• soit cette adresse email est déjà connue de GS, et la personne est notifiée de la création du nouvel accès Invité,
• soit cette adresse email est inconnue, et la personne reçoit un email l’invitant à finaliser la création de son propre compte GS.

[[gsGoodToKnow]]

Il n’est pas nécessaire de souscrire à une licence GS pour utiliser les accès Invités. Par défaut GS crée un compte gratuit, limité à 1 Utilisateur (le bénéficiaire de l’accès Invité) et qui ne permet pas de créer de Production. Ces comptes gratuits servent uniquement à s’authentifier sur GS pour utiliser les accès Invité.

Une fois le compte gratuit créé, il n’est pas possible de rattacher cet utilisateur au compte d’une organisation sans intervention du support GS.

[[/gsGoodToKnow]]

Un accès Invité reste ouvert tant que la Production est active. Après Archivage, l’utilisateur Invité perd son accès.

Tant que la production est active, elle apparait sur le compte des accès invité. Si une production archivée est désarchivée, alors elle ré-apparait sur le compte des accès invité.

Un invité ne peut pas désarchiver une production archivée, elle n’apparait pas dans sa liste de ses productions archivées.

Le comportement est le même avec l’utilisation de l'Application de synchronisation.