Vous pouvez mettre en place des échanges par FTP pour la post-production de vos contenus avec des agences externes.
La post-production est matérialisée dans les workflows par les étapes "Phase 1" ou "Phase 2" après le Live. Vous pouvez paramétrer des transferts FTP, pour envoyer vos contenus et les instructions associées sur un serveur FTP distant.
En retour, Grand Shooting est notifié lorsque l'agence externe dépose des fichiers sur le serveur FTP distant : ces fichiers sont automatiquement chargés pour être visibles dans l'application.
Les transferts FTP présentent de multiples avantages :
Avant d'entrer dans les détails des paramètres FTP, voyons comment fonctionne l'envoi et la réception. Le principe est le même pour l'envoi depuis une Phase 1 ou une Phase 2.
La succession des étapes présentées ci-dessous peut être réalisée autant de fois que vous le souhaitez pour 1 ou pour plusieurs fichiers :
Il n'y a pas de limitation sur le nombre de fichiers à transmettre ni sur le poids des fichiers. Selon les quantités, la durée nécessaire au transfert peut être plus ou moins longue (comptez 1 à 2 secondes par fichier). Vous pouvez être notifié par email lorsque le transfert est terminé.
Lorsque l'agence externe dépose des fichiers sur le serveur FTP, ils sont automatiquement chargés dans Grand Shooting. L'envoi et la réception sont matérialisés par des flèches :
Une agence externe peut demander à séparer les fichiers dans des dossiers distincts selon la nature des travaux demandés. Ces noms de dossiers correspondent dans Grand Shooting à des codes de prestation que vous pouvez paramétrer : avant de démarrer un transfert, une fenêtre popup vous demandera de préciser un code pour charger les fichiers dans le bon dossier FTP.
Les fichiers mis à disposition par l'agence externe sont chargés automatiquement. Vous utilisez les fonctionnalités standards de Grand Shooting pour demander des corrections sur ces fichiers :
L'historique des versions des fichiers est assuré par l'application de la même manière que pour le chargement classique des fichiers : le numéro de version est incrémenté à chaque mise à jour.
ATTENTION : le numéro de version est incrémenté uniquement lorsque le fichier change. Si l'agence externe repousse le même fichier sur le dossier FTP, alors la mise à jour est simplement ignorée.
Grand Shooting fait le lien entre les différentes version d'un fichier par le biais du nom de fichier. Si le nom du fichier change ou si l'emplacement dans un sous-répertoire du dossier FTP change, alors Grand Shooting ne fera pas le lien et chargera une nouvelle image dans la production. Vous le verrez comme un doublon comme dans l'exemple ci-dessous :
À savoir :
Dès lors que les transferts FTP sont utilisés, un filtre supplémentaire apparaît : "En attente FTP". Utilisez ce filtre pour lister les fichiers envoyés sur le serveur FTP en attente de retour de la part de l'agence externe.
À savoir :
Les fichiers envoyés par transfert FTP sortent du filtre "A retoucher". Ils sont visibles avec le filtre "En attente FTP".
L'envoi des fichiers depuis la plateforme Grand Shooting est immédiat. Pour la récupération des fichiers déposés par les agences externes, un robot passe en revue les dossiers toutes les 20 minutes.
À mesure que les déposent sur le serveur FTP s'espacent dans le temps, le robot va également ralentir la fréquence de ses passages. En conséquence, si vous avez de nouvelles images déposées sur une ancienne production, elles peuvent n'apparaître que le lendemain dans Grand Shooting.
Si cela pose problème, vous pouvez forcer le robot à se connecter sur le serveur FTP : dans la colonne de gauche de la Phase 1 (ou la Phase 2 selon votre worklow), cliquez sur "Voir les transferts" puis sur le bouton "Récupérer les photos" en haut de l'écran.
Vous pouvez paramétrer autant de transferts FTP que vous le souhaitez. Au moment d'envoyer des images, vous choisirez sur quel FTP envoyer les images. Avoir plusieurs partenaires externes ne pose pas de problème.
À savoir : le paramétrage des transferts FTP est réservé aux administrateurs du compte.
Pour créer une connexion FTP, depuis la page d'accueil, allez dans les paramètres de l'application à l'aide de l'écrou en haut de votre écran > Transfert FTP > Paramétrer une nouvelle connexion.
Remplissez les champs du formulaire :
Puis pour l'envoi des fichiers :
Enfin pour récupérer les fichiers du serveur FTP
Voici un exemple de paramétrage :
Cet exemple montre un transfert avec 3 points d'entrée :
/upload/TODO/ALFANCO - GS transfert des fichiers à traiter
/upload/DONE/ALFANCO - L'agence externe enregistre les fichiers à récupérer dans GS
/upload/REDO/ALFANCO - GS transfert les demandes de correction
Le paramétrage applique également des variables aux noms des répertoires :
{date} - Date de création de la production
{set} - Nom de la production
{code} - Code de prestation
Avec ce paramétrage, le serveur FTP aura par exemple des dossiers de ce type :
/upload/TODO/ALFANCO/APLAT/2018_12_21_LOT_19 avec des images en provenance de la session LOT_19 créée dans GS le 21/12/2018 envoyées sur le serveur FTP avec le code de prestation APLAT.
Dans ce cas de figure, GS attendra les images livrées par l'agence externe dans le dossier /upload/DONE/ALFANCO/APLAT/2018_12_21_LOT_19
Et s'il y a des demandes de correction, GS les transmettra à l'agence externe dans le dossier /upload/REDO/ALFANCO/APLAT/2018_12_21_LOT_19
Pour créer une arborescence de dossier dynamique sur le serveur FTP, les 4 variables les plus couramment utilisées sont :
Vous pouvez aussi appliquer des variables en lien avec les données catalogue des références associées aux images : {ref}, {productref}, {ean}, {sku}, {color}, {size}, {label}, {brand}, {univers}, {gamme}, {family}, {gender}, {online}, {collection}, {comment}, {tags}
ATTENTION : dans le cas où une image n'a pas de référence associée ou lorsqu'une valeur n'est pas renseignée dans le catalogue, un dossier portant le nom de la variable sera créé automatiquement et contiendra les photos concernées.
