Vous pouvez mettre en place des échanges par FTP pour la post-production de vos contenus avec des agences externes.
La post-production est matérialisée dans les workflows par les étapes "Phase 1" ou "Phase 2" après le Live. Vous pouvez paramétrer des transferts FTP, pour envoyer vos contenus et les instructions associées sur un serveur FTP distant.
En retour, Grand Shooting est notifié lorsque l'agence externe dépose des fichiers sur le serveur FTP distant : ces fichiers sont automatiquement chargés pour être visibles dans l'application.
Les transferts FTP présentent de multiples avantages :
- Tout est centralisé dans votre compte Grand Shooting pour simplifier le suivi de l'avancement du workflow.
- Vous n'avez pas besoin de changer d'interface pour envoyer les contenus à traiter. Vous utilisez les fonctionnalités standards pour l'annotation et pour voir l'historique des versions des contenus.
- Vous n'avez pas besoin de former les agences externes à l'utilisation de Grand Shooting.
Envoyer et recevoir des fichiers
- Sélectionnez les fichiers à envoyer.
- Dans le menu des actions "Pour la sélection" cliquez sur le compte FTP.
- Si vous avez plusieurs codes de prestation (voir plus loin), sélectionnez le code.
- Cliquez sur le bouton "Transférer" pour démarrer l'envoi des fichiers.
Il n'y a pas de limitation sur le nombre de fichiers à transmettre ni sur le poids des fichiers. Selon les quantités, la durée nécessaire au transfert peut être plus ou moins longue (comptez 1 à 2 secondes par fichier). Vous pouvez être notifié par email lorsque le transfert est terminé.
Les codes de prestation
Demander des corrections
Les fichiers mis à disposition par l'agence externe sont chargés automatiquement. Vous utilisez les fonctionnalités standards de Grand Shooting pour demander des corrections sur ces fichiers :
- soit fichier par fichier depuis le zoom : annotez ou ajoutez des commentaires puis cliquez sur le bouton "Refuser" en bas de l'écran,
- soit par lot : sélectionnez vos images puis dans le menu des actions "Pour la sélection" cliquez sur "Refuser la retouche". Une fenêtre popup vous invitera à préciser le motif du refus (il sera associé à tous les fichiers sélectionnés).
Gestion des versions
L'historique des versions des fichiers est assuré par l'application de la même manière que pour le chargement classique des fichiers : le numéro de version est incrémenté à chaque mise à jour.
ATTENTION : le numéro de version est incrémenté uniquement lorsque le fichier change. Si l'agence externe repousse le même fichier sur le dossier FTP, alors la mise à jour est simplement ignorée.
Grand Shooting fait le lien entre les différentes version d'un fichier par le biais du nom de fichier. Si le nom du fichier change ou si l'emplacement dans un sous-répertoire du dossier FTP change, alors Grand Shooting ne fera pas le lien et chargera une nouvelle image dans la production. Vous le verrez comme un doublon comme dans l'exemple ci-dessous :
À savoir :
- Il n'y a pas de limitation sur le nombre de versions, vous (ou l'agence externe) pouvez en charger autant que vous le souhaitez.
- Dans le cas où une ancienne version est re-chargée, Grand Shooting le détecte et considère qu'il s'agit d'une restauration (l'ancienne version est restaurée, les versions ultérieure sont conservées mais ignorées).
Suivi de l'avancement
À savoir :
Les fichiers envoyés par transfert FTP sortent du filtre "A retoucher". Ils sont visibles avec le filtre "En attente FTP".
Fréquence des échanges
L'envoi des fichiers depuis la plateforme Grand Shooting est immédiat. Pour la récupération des fichiers déposés par les agences externes, un robot passe en revue les dossiers toutes les 20 minutes.
À mesure que les déposent sur le serveur FTP s'espacent dans le temps, le robot va également ralentir la fréquence de ses passages. En conséquence, si vous avez de nouvelles images déposées sur une ancienne production, elles peuvent n'apparaître que le lendemain dans Grand Shooting.
Si cela pose problème, vous pouvez forcer le robot à se connecter sur le serveur FTP : dans la colonne de gauche de la Phase 1 (ou la Phase 2 selon votre worklow), cliquez sur "Voir les transferts" puis sur le bouton "Récupérer les photos" en haut de l'écran.
Paramétrer les transferts FTP
À savoir : le paramétrage des transferts FTP est réservé aux administrateurs du compte.
Remplissez les champs du formulaire :
| Nom de la connexion | Pour retrouver plus facilement le compte FTP au moment de l'envoi des fichiers. |
| URL | Adresse de connexion du serveur FTP |
| Login / mot de passe | Identifiants de connexion au serveur FTP |
| SFTP | Cochez cette case pour activer le protocole SFTP |
| Serveur pour la réception des fichiers | Par défaut le même serveur est utilisé pour l'envoi et pour la réception des fichiers. |
| Types de prestations | (Facultatif) Les codes de prestation servent à déposer les fichiers dans des dossiers distincts selon la nature des travaux à réaliser. |
Puis pour l'envoi des fichiers :
| Filtre | (Facultatif) Règle Regex passée sur tous les noms des fichiers pour filtrer l'envoi. Par exemple ".jpg" enverra uniquement les fichiers portant l'extension ".jpg". |
| Répertoire | Convention de nommage utilisée pour créer les dossiers dans lesquels seront transférés les fichiers à destination de l'agence externe. Vous pouvez insérer des variables pour rendre les dossiers dynamiques (voir plus loin). |
| Exporter les commentaires dans un fichier .pdf | Cochez la case pour ajouter des fichiers PDF avec les annotations en complément des fichiers transmis (voir plus loin). |
| Exporter les informations catalogue dans un fichier .csv | Cochez la case pour ajouter un fichier CSV avec les informations catalogue en complément des fichiers transmis. |
| Répertoire des retouches refusées | Sur le même principe que le répertoire principale, indiquez la convention de nommage des dossiers à créer dans le cas des demandes de correction. |
| Exporter les commentaires des fichiers refusés | Cochez la case pour ajouter des fichiers PDF avec les annotations en complément des demandes de correction. |
| Personnes à notifier par email | (Facultatif) Liste d'adresses email séparées par une virgule. Les destinataires reçoivent une notification par email à la fin de d'un transfert FTP. Pour limiter les spams lorsque les transferts s'enchainent, les destinataires reçoivent au maximum 1 notification par production et par heure. |
| Inclure les dossiers dans le nom du fichier | Les fichiers à transmettre sont parfois organisés en sous-dossiers. Techniquement, il peut arriver d'envoyer 2 fichiers portant le même nom en provenance de 2 sous-dossiers distincts. Dans ce cas de figure, nous vous recommandons de cocher cette case. Les noms des fichiers seront alors préfixés avec l'arborescence des dossiers |
Enfin pour récupérer les fichiers du serveur FTP
| Filtre | (Facultatif) Règle Regex passée sur tous les noms des fichiers pour filtrer la réception. Par exemple ".jpg" ne récupèrera que les fichiers portant l'extension ".jpg". |
| Répertoire | Convention de nommage utilisée pour scanner les dossiers dans lesquels seront récupérés les fichiers transmis par l'agence externe. |
| Personnes à notifier par email | (Facultatif) Liste d'adresses email séparées par une virgule. Les destinataires reçoivent une notification par email à la fin de d'un transfert FTP. Pour limiter les spams lorsque les transferts s'enchainent, les destinataires reçoivent au maximum 1 notification par production et par heure. |
Voici un exemple de paramétrage :
Cet exemple montre un transfert avec 3 points d'entrée :
/upload/TODO/ALFANCO - GS transfert des fichiers à traiter
/upload/DONE/ALFANCO - L'agence externe enregistre les fichiers à récupérer dans GS
/upload/REDO/ALFANCO - GS transfert les demandes de correction
Le paramétrage applique également des variables aux noms des répertoires :
{date} - Date de création de la production
{set} - Nom de la production
{code} - Code de prestation
Avec ce paramétrage, le serveur FTP aura par exemple des dossiers de ce type :
/upload/TODO/ALFANCO/APLAT/2018_12_21_LOT_19 avec des images en provenance de la session LOT_19 créée dans GS le 21/12/2018 envoyées sur le serveur FTP avec le code de prestation APLAT.
Dans ce cas de figure, GS attendra les images livrées par l'agence externe dans le dossier /upload/DONE/ALFANCO/APLAT/2018_12_21_LOT_19
/upload/REDO/ALFANCO/APLAT/2018_12_21_LOT_19Variables pour les dossiers FTP
{date} |
Date de création de la production |
{set} |
Nom de la production |
{code} |
Code de prestation |
{account} |
Nom du compte GS |
Vous pouvez aussi appliquer des variables en lien avec les données catalogue des références associées aux images : {ref}, {productref}, {ean}, {sku}, {color}, {size}, {label}, {brand}, {univers}, {gamme}, {family}, {gender}, {online}, {collection}, {comment}, {tags}
ATTENTION : dans le cas où une image n'a pas de référence associée ou lorsqu'une valeur n'est pas renseignée dans le catalogue, un dossier portant le nom de la variable sera créé automatiquement et contiendra les photos concernées.