Si Grand Shooting fonctionne par le simple fait de charger des images, le catalogue permet de distinguer parmi une liste prédéfinie de produits ceux qui ont déjà été photographiés de ceux qui n’ont pas encore été photographiés.
À savoir :
Ce chapitre traite du chargement d’un fichier Excel pour alimenter le catalogue. Dans certains cas il est possible d’automatiser cette tâche par un transfert automatique des données. Pour connaître la faisabilité d’une telle intégration, nous vous invitons à vous rapprocher des équipes commerciales.
Pourquoi charger un catalogue ?
Un des objectifs de la plateforme est de simplifier la préparation et le suivi des séances de shooting. Pour cela vous avez la possibilité de charger les données catalogue avec toutes les informations utiles au shooting : la référence, le libellé, la nomenclature produits (l’univers et la famille de produits), le code couleur, ... mais aussi la date d’implantation et des indications utiles pour la prise de vue ou la retouche des images lorsque l’information est existe.
Vous priorisez l’ordre de shooting des produits. Les tableaux de suivi sont enrichis avec toute l’information utiles.
La référence 70001_0347_6659 et les données produits associées
Charger un catalogue vous permet aussi de faire automatiquement le lien entre une liste de références et le cahier des charges avec les vues attendues pour chaque produit. En effet chaque catégorie de produits du cahier des charges comporte une série de mots clés ; ces mots clés sont retrouvés dans la nomenclature du catalogue pour associer chaque référence à une catégorie de produits dans le cahier des charges.
Pour cette référence, le cahier des charges indique que 2 vues sont attendues
Une référence qui ne sera rapprochée d’aucune catégorie de produits sera associée à la catégorie par défaut avec le cahier des charges par défaut.
Catalogue vs. Shotlist
Charger une shotlist, c’est réaliser une double opération :
- charger dans le catalogue les données produits d’une liste de références,
- afficher les vues attendues au travers du cahier des charges et, le cas échéant, les images produites avec leur statut dans le workflow.
Une même référence produit peut se trouver dans plusieurs shotlists. Le cas se produit par exemple lorsqu’un produit est reconduit et fait l’objet de plusieurs séries d’images.
En revanche au sein du catalogue une référence produit est unique. Ses données seront mises à jour à chaque chargement.
Quel est l’intérêt de charger une shotlist ?
Une shotlist permet de suivre l’avancement du shooting pour un ensemble de références.
Quel est l’intérêt de charger un catalogue ?
Certaines organisations ont besoin de scanner les produits pour les réceptionner et savoir quoi faire avant de planifier les prises de vue. Dans ce cas précis la plateforme Grand Shooting doit connaître l’exhaustivité du catalogue produits avec les codes barres : un catalogue sera chargé et mis à jour régulièrement avec les dernières références.
Import du premier catalogue
Pour importer un catalogue, rendez-vous sur la page d’accueil de l’application et cliquez sur le lien « Chargement du catalogue ».
- Si vous gérez plusieurs catalogues ou plusieurs marques, sélectionnez un catalogue puis cliquez sur « Démarrez l’import ».
- La 1ère étape « Préparer les données » vous présente la liste des colonnes reconnues par l’application. Parmi cette liste seule la colonne REF est obligatoire. Vous avez la possibilité de télécharger un exemple de fichier Excel avec les colonnes attendues.
- La 2ème étape « Charger les données » est triviale : vous glissez-déposez votre fichier Excel ou vous cliquez sur la zone centrale pour le sélectionner.
- La 3ème étape est une étape de validation : à ce stade rien a été sauvegardé, vous contrôlez que les données de votre fichier Excel ne comportent pas d’erreur. Cliquez sur les références en colonne centrale pour afficher les détails en colonne de droite. Notez que si votre fichier comporte plusieurs feuilles, vous avez la possibilité de les désélectionner en colonne de gauche.
Validation des données du fichier Excel
Enfin pour valider les données du fichier, cliquez en bas à droite sur le lien « Étape suivante ». Votre fichier Excel sera alors chargé sur la plateforme.
À savoir :
Avant d’arriver sur l’étape de validation, la plateforme contrôle l’unicité des références. Il n’est pas permis de charger un fichier comprenant 2 lignes avec la même valeur dans la colonne REF.
Si des doublons sont détectés, vous serez invité à corriger votre fichier Excel pour recommencer le chargement. (Voir « Astuces pour préparer son fichier Excel »).
De la même manière, vous ne pourrez pas charger votre fichier si un code EAN est associé à 2 références distinctes.
À savoir :
Le chargement d’une shotlist suit le même principe. Depuis la page qui liste les shotlists, cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle shotlist » et renseignez les données de base (marque, nom de shotlist, éventuellement une deadline).
Au sein de la shotlist nouvellement créée, vous trouverez en colonne de gauche le bouton « Importer un fichier Excel » qui vous permettra de charger une liste de références exactement de la même manière que pour le chargement d’un catalogue.
Mettre à jour un catalogue ou une shotlist
N’ayez pas peur de mettre à jour un catalogue : vous mettez à jour les données chargées, et vous ne perdrez jamais aucune information.
Prenons un exemple simple :
En début de collection vous chargez un catalogue exhaustif avec toutes les données de votre ERP : référence, libellé produit, code couleur, univers, famille de produits, etc.
2 mois plus tard vous souhaitez mettre à jour votre catalogue parce que les dates d’implantation ont changé. Vous chargez alors un fichier Excel qui comporte uniquement 2 colonnes : REF et ONLINE.
La plateforme Grand Shooting ne supprimera pas les données des colonnes du fichier initial sous prétexte qu’elles sont absentes du dernier fichier chargé. Seule la colonne ONLINE sera mise à jour pour les références présentes dans le 2ème fichier.
Les colonnes admises par Grand Shooting
| REF | (Obligatoire) Référence unique du produit à shooter |
| PRODUCT_REF | Code produit de la référence |
| EAN | Code EAN de la référence |
| LABEL | Libellé de la référence |
| BRAND | Marque commerciale |
| COLLECTION | Collection du produit |
| UNIVERS | Catégorie de produit (1er niveau) |
| GAMME | Catégorie de produit (2ème niveau) |
| FAMILY | Catégorie de produit (3ème niveau) |
| GENDER | Homme, Femme, Enfant, Garçon, Fille, Bébé, etc… |
| COLOR | Code de la couleur |
| HEXA_COLOR | Code hexadecimal pour afficher un color swatch |
| SIZE | Taille du produit (peut importe l’unité) |
| SKU | Information supplémentaire pouvant servir au renommage |
| ALTERNATIVE_EANS | Codes EAN (séparés par une virgule) associés à la REF (*) |
| ONLINE | Date d'implantation de la référence sur le site e-commerce |
| COMMENT | Commentaire portant sur le shooting de cette référence |
| TAGS | Série de tags séparés par une virgule |
(*) Voir la logistique et les codes barres
À savoir :
Le tag « Urgent » marquera la référence urgente, ainsi que toutes les images qui s’y réfèrent.
Un produit vs. une référence
Un produit peut être décliné dans différentes tailles et/ou dans différents coloris. Dans la majorité des cas une référence correspond à une « refcol » c’est-à-dire à une déclinaison couleur d’un produit (toutes tailles confondues).
Prenons l’exemple d’une chemise déclinée dans 2 couleurs (bleue et blanche) et pour chaque couleur dans plusieurs tailles (S, M, L et XL). Vous voudrez photographier la chemise dans ses 2 couleurs mais à chaque fois dans une seule taille car les images vaudront pour toutes les tailles de chemises.
Dans cet exemple vous chargerez 2 références (2 refcols) et les références dans la colonne REF doivent comporter le code produit + le code couleur. Il n’est pas nécessaire de renseigner la colonne SIZE.
À présent prenons l’exemple d’une ligne de produits de petite maroquinerie. Le même produit est également décliné dans différents coloris et dans différentes tailles. Mais cette fois-ci pour que le client se rende compte des proportions, vous souhaitez des images pour toutes les tailles.
Dans cet exemple vous chargerez autant de ligne qu’il y a de combinaisons couleur x taille. Les références dans la colonne REF doivent porter le code produit + le code couleur + le code de taille. Les colonnes COLOR et SIZE seront également renseignées.
À savoir :
Pourquoi renseigner le code produit dans la colonne PRODUCT_REF ? Parce que cela vous permettra de regrouper les références par code produit dans les shotlists et dans les écrans de reporting.
La logistique et les codes barres
Pour simplifier les flux des échantillons produits, Grand Shooting propose en option des outils dédiés à la logistique. Ces outils permettent en particulier l’utilisation de douchettes ou scanners pour lire des codes barres et traiter plus rapidement les produits.
Pour cette raison le catalogue permet le chargement d’une colonne EAN supplémentaire.
À savoir :
Le respect d’un standard tel que Gencode ou EAN13 n’est pas obligatoire. Vous pouvez charger dans cette colonne n’importe quel identifiant alphanumérique qui sera imprimé sous la forme d’un code barre.
Dans Grand Shooting, vous pouvez retrouver un produit soit par sa référence, soit par son code EAN. Pour cette raison un contrôle est effectué au chargement du catalogue pour assurer qu’un code EAN n’est utilisé que par une seule référence.
Enfin dans l’exemple précédent où vous devez photographier 2 chemises, vous ne savez pas toujours dans quelle taille vous recevrez les produits. Par conséquent Grand Shooting doit associer les 4 codes EAN des chemises blanches (dans les tailles S, M, L et XL) à la refcol « Chemise blanche » et les 4 autres codes EAN des chemises bleues à la refcol « Chemise bleue ».
À supposer que vous attendez les produits en taille M pour le mannequin, voici quelles données charger dans le catalogue :
- En colonne EAN indiquer le code EAN du produit en taille M
- En colonne ALTERNATIVE_EANS, indiquer les codes EAN des produits en taille S, L et XL. Les codes sont séparés par des virgules.
Ainsi Grand Shooting saura dans tous les cas à quelles refcols associer les échantillons produits, peu importe les tailles effectivement reçues.
Dans le chapitre suivant (Astuces pour préparer son fichier Excel), nous vous proposons une méthode pour renseigner les codes EAN dans la colonne ALTERNATIVE_EANS.