Dans cet article nous vous présentons un ensemble d’astuces tirées du quotidien qui devraient vous faire gagner du temps pour charger vos données.
Comment sont nommées les références et les images ?
La première chose à regarder est la manière dont sont nommées les images en sortie de post-production. Il y a de grandes chances que la référence du produit se retrouve dans le nom des fichiers.
Malheureusement la manière d’écrire les références dans les noms des images peut différer de celle du fichier Excel. Vous aurez moins de travail de paramétrage dans Grand Shooting si vous chargez un catalogue avec les références dans le même format que celui des images en sortie de post-production.
L’exemple ci-dessous présente des données brutes fournies par un ERP :
Chaque ligne comprend un article à photographier avec un code produit et un code coloris. À présent voyons comment doivent être nommées les images finales :
01200_0042_6406_FA_1.jpg
01200_0042_0670_FA_1.jpg
01200_0042_6766_FA_1.jpg
01200_0043_6394_FA_1.jpg
Ces noms de fichiers révèlent 2 choses :
- Il faut bien inclure le code couleur puisque le produit 01200-0042 doit être photographié dans 2 coloris différents.
- Le nom des fichiers ne comporte pas des tirets mais des sous-tirets.
À savoir :
L’information FA_1 dans le nom des fichiers correspond à un code de vue (un produit a le plus souvent plusieurs images). Cette donnée n’est pas traitée dans le catalogue mais dans le cahier des charges avec la liste des vues à produire pour chaque catégorie de produits.
Dans cet exemple il faudra donc traiter le fichier Excel pour remplacer les tirets par des sous-tirets et pour ajouter à la référence le code couleur.
Comment changer les tirets en sous-tirets dans les références ?
Nous allons nous en sortir à l’aide d’une formule Excel : SUBSTITUE()
Cette fonction prend 3 arguments séparés par un « ; » :
- la cellule contenant le texte à remplacer
- l’ancien caractère à remplacer dans le texte
- le nouveau caractère de remplacement
À savoir :
Selon la version et la langue d’installation de Microsoft Excel, le nom de la fonction peut varier. Nous vous invitons à consulter la documentation Excel.
Reprenons l’exemple ci-dessus et insérez une nouvelle colonne après la colonne Coloris, appelez cette nouvelle colonne REF.
Sous l’entête de colonne REF (cellule C2), tapez la formule suivante :
=SUBSTITUE(A2;“-”;“_”)
Dans la cellule C2 apparait alors la référence A2 avec des sous-tirets à la place des tirets et vous pouvez copier la cellule C2 sur toutes les lignes de la colonne C.
Comment ajouter le code couleur à la référence ?
L’opération est très simple avec la fonction CONCATENER().
Si vous souhaitez ajouter le code coloris à la référence produit, modifiez la précédente formule par :
=CONCATENER(SUBSTITUE(A2;“-”;“_”);“–”;“B2)
La référence produit correctement formatée
Comment supprimer les doublons sur les références ?
Avant de charger le fichier Excel, la plateforme vérifie que chaque référence (colonne REF) est bien unique. Dès qu’un doublon est détecté, l’application vous demande de le supprimer puis de recharger le fichier.
Les versions récentes de Microsoft Excel proposent une fonctionnalité pour gérer le problème : Dans l’onglet « Données », vous trouverez un bouton « Supprimer les doublons ».
Voici comment procéder :
- Sélectionner toutes les colonnes de la feuille Excel qui contiennent des données. Surtout n’oubliez aucune colonne.
- Cliquez sur le bouton « supprimer les doublons ». Une fenêtre de dialogue apparaît. Décochez toutes les colonnes à l’exception de la colonne REF.
- La fenêtre de dialogue indique alors le nombre de doublons qui vont être supprimés. Cliquez sur le bouton « supprimer les doublons » et la feuille Excel sera exempte de doublons.
Fonction « Supprimer les doublons »
À savoir :
Si vous ne sélectionnez pas toutes les colonnes de votre feuille Excel, seules les colonnes sélectionnées seront nettoyées et vous verrez les lignes se décaler. Il faut à tout prix empêcher cela au risque d’associer les mauvaises données aux références produits.
Comment supprimer les doublons sur les références ? (versions anciennes d’Excel)
Si vous ne disposez pas de la fonctionnalité « Supprimer les doublons », voici une méthode alternative :
- Insérez une nouvelle colonne après la colonne REF et nommez la Doublon
- Si comme dans l’exemple précédent la colonne REF est en position C, tapez la formule Excel ci-dessous dans la cellule D2 :
=NB.SI(C$2:C2 ;C2) - La valeur en cellule D2 doit être 1. Copiez la formule sur toute la colonne D pour révéler tous les doublons : lorsque la valeur vaut 1, cela signifie que la référence en colonne C est unique. Si elle vaut 2 ou plus, cela signifie qu’il existe déjà une référence identique dans les lignes supérieures.
- Activez les filtre sur les colonnes : [Cmd] + [Shift] + F
- Dans le filtre de la colonne D, masquez les lignes dont la valeur vaut 1.
- Supprimez toutes les lignes visibles. Ce sont tous les doublons.
- Supprimez le filtre en colonne D puis le filtre sur les colonnes ([Cmd] + [Shift] + F à nouveau).
Comment renseigner les codes EAN dans toutes les tailles ?
Un même échantillon peut vous être acheminé dans différentes tailles. Aussi pour la logistique il faut que Grand Shooting reconnaisse les échantillons quelle que soit leur taille.
Très souvent les codes EAN d’un même produit dans 2 tailles différents vont être semblables : seul le code correspondant à la taille va varier à la fin du code.
Très souvent les codes EAN vont reprendre les références. Parfois les caractères spéciaux (tirets, sous-tirets) ont été retirés des références pour ne faire apparaître dans les codes EAN qu’une série de chiffres et de lettres.
Reprenons notre exemple présenté plus haut :
Vous voyez dans cet exemple que la référence a été reprise, mais sans les sous-tirets. Le code de la taille 006 a été ajouté après la référence.
Le code EAN en cellule D2 a été calculé à l’aide de cette formule :
=CONCATENER(SUBSTITUE(C2;"_";"");"006")
Dans votre fichier Excel vous pourrez alors copier cette formule sur toute la colonne EAN.
Si vous devez ajouter d’autres codes EAN avec d’autres codes de taille pour que Grand Shooting puisse reconnaître toutes les tailles et les associer aux bonnes références, voici comment procéder :
- Insérer une colonne ALTERNATIVE_EANS après la colonne EAN.
- Concaténez autant de fois que nécessaire la formule ci-dessus qui a servi à la génération du code EAN, en utilisant la virgule comme séparateur. Ex :
- =CONCATENER(CONCATENER(SUBSTITUE(C2;"_";"");"001");“,“;CONCATENER(SUBSTITUE(C2;"_";"");"002");“,“; ... )
- Copiez la formule sur toute la colonne ALTERNATIVE_EANS
Vous devez alors voir les codes EAN séparés par des virgules : « 0120000426406001,0120000426406002,0120000426406003, ... »